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学生档案室致应届毕业生的一封信

各位应届毕业生同学：

你们好！

在你们即将完成学业，准备继续深造或参加工作之时，学生档案室提醒你不要忘了她----你的人事档案，在今后的学习、工作和生活中她将会永远伴随着你们。为了你和她能顺利抵达新的人生驿站，以下几项请你务必关注和了解：

一、大学生档案的基本说明

学生在校期间的档案称为学籍档案，一旦从高校毕业，持《报到证》到就业单位或人才服务机构报到起，学籍档案才成为真正意义上的人事档案。人事档案是证明一个人身份、学历、资历最基本、最可靠的依据。

人事档案与个人利益息息相关，不可轻怠。当毕业生参加工作后，会面对如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算、报考公务员，进入国有企业、事业单位工作，及开具出国、考研等有关证明，这些方面都需要用到档案。

毕业生档案里面有学生在各个时期（中学、大学）的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、毕业生登记表、《报到证》（白联）、还有你的党团材料等。这些都是原始材料，是孤本不可复制，一定要重视自己的档案。

二、毕业生档案的转递方式

每年七月中旬转递毕业生档案时，档案室都是依据学校招生就业处提供的毕业生就业派遣数据库里的单位名称、档案转寄地址、邮编这三栏的数据进行邮件合并套打出邮寄信封，因此，学生在填写“就业协议书”时，正确填写和核对这三栏数据是一个很重要的工作环节，一旦有误将导致毕业生档案转寄过程中投递和接收的困难。如果是由于同学们填写不清楚或错误等原因致使档案滞留、退回，责任由同学自己承担。

根据档案邮寄有关规定，皇家永利毕业生人事档案是通过机要局以保密通信的方式转递到毕业生接收部门或单位。

三、填写《毕业生就业协议书》中“档案转寄地址”一栏时须特别注意的事项

⒈机要局负责档案转递的范围：机要局只负责将档案转递到县级以上党政军机关和国有企事业单位及各省市区县人才交流中心、高等院校等。就业单位如果没有在机要局登记的，档案是转递不到。

⒉毕业生与接收单位签订三方协议时，必须与用人单位核实档案接收部门，一定要请用人单位把“档案转寄地址”一栏填写清楚，准确详细的填写档案接收单位的全称以及其所在的省、市、区、县，注意单位名称不得使用简称。

⒊要特别注意填写派遣单位和档案转寄详细地址之间的关系：

有人事档案保管权的单位（如国企、事业单位等）可写单位名称与地址，无人事保管权的单位（如三资企业、个体私营企业等）应填写其委托保管档案的单位名称与地址，如某人才市场或人才交流服务中心等。毕业生档案是通过机要通信转寄的，按机要局规定，档案转寄地址不得写信箱。档案转寄详细地址的格式是：XX省XX市XX路XX号，XX单位XX部门，邮编XX。

⑴凡签约国有企事业单位的，能通过机要通信的方式投递到达签约单位的，可以直接填写单位名称及其详细的地址。

⑵凡签约单位属于某国有企事业单位下属机构的，不符合机要通信投递范围，则要填写与机要局有直投关系的上级或主管单位的名称及详细地址。（如XX毕业生签订的单位是XX中学，其档案一定要寄到上一级主管部门，也就是XX教育局XX科，因为中学没有人事保管权）。

⑶凡签约单位是非国有属性的，人事档案集中存放在某人才交流中心，档案转递地址就填写此人才交流中心的名称及其详细地址。如三资企业、个体私营企业就业的毕业生，由当地政府人事部门所属的人才服务机构办理人事代理，档案转寄到当地人才服务中心。另外，就业单位为会计事务所、律师事务所、咨询公司等无人事保管权单位的毕业生，也应将档案转寄到当地人才服务中心

⑷已考取研究生的毕业生，请持考研调档函到招生就业处备案，档案将按录取学校指定的部门转递。考取非本校研究生单到招生就业处备案后交到学工部档案室登记。需提前调档的考研学生，凭录取学校调档函原件调档，。

⑸未落实就业单位的毕业生，其档案转回生源地人才交流服务中心办理人事代理，以便保留干部身份、计算连续工龄和落户及办理社会保险与公积金手续等。

四、毕业生改派事宜

学生工作单位有变动，需要改派的，必须到招就处办理改派手续。如果档案还未转递，凭改派后的通知单及三方就业协议书办理档案邮寄地址变更；如果档案已经转递出去，由毕业生自行联系原就业单位将档案转回学校，如果由本人带回学校的，档案袋必须密封完好、加盖单位骑缝公章，如有破损或开口，档案室一概不予接收，由此引发的一切后果由学生自己负责。

五、毕业生档案去向的查询

部分学生毕业后对档案置之不理，造成档案下落不明，或因未办理报到手续造成档案“休眠”，弃之不理；导致社会保险缴纳年限断档等问题发生，对个人的工作和生活等产生相当影响。

皇家永利学工部档案室开通了网上档案查询系统，可以随时查阅你的档案去向。请毕业生在离校二个月后，务必与档案接收单位查询档案是否收到。未查询到档案下落的，请及时与我们联系（由于机要局规定对机要邮寄底单只保存一年，因此，有需要查询档案邮寄去向的，一定要在一年内查询）。

皇家永利档案转递的其他未尽事宜，请直接与学生档案室联系。办公地点在思学楼A308室，电话：83032111。

最后，衷心祝愿所有毕业生都拥有自己美好的前程！