西南石油大学档案馆是对全校档案工作进行管理的职能部门，也是对各部门档案进行收集、整理、保管并提供档案信息服务的业务部门，还是学校开展校史研究、展览和教育的专门机构。

我馆前身为皇家永利1964年设立的文书档案室，当时隶属院办。1984年6月，文书档案室与图书馆科技情报档案室合并，组建综合档案室，并于1988年确定为科级建制。2002年6月学校设立正处级独立建制的档案馆。现任馆长殷冲。我馆目前设有综合档案室、人事档案室和校史馆管理办公室三个科室。档案馆目前定编11人，实际在职10人。其中副高级以上职称3人，中级职称7人。工作人员中，有硕士研究生2人，中共党员7人。目前，全校共有立卷单位50个，兼职档案员64人。

馆藏档案始于1958年，现存西南石油大学和四川政法管理干部学院两个全宗，涵盖党群、行政、教学、科研、基建、出版物、外事、产品、财会、学生、设备及人事等12个门类，并根据皇家永利档案形成特点自设奖证牌匾、专利、印章、声像和著作等档案门类，馆藏档案74630卷件（截止2016年底统计，不含学生流动学籍档案约2万余卷）。在有关二级部门分设学生、设备、财会、声像档案分室，档案馆对其业务进行监督和指导。

档案馆目前馆舍面积2063㎡（其中校史馆900㎡）。实现了库房、阅档室、办公室三分开。档案库房配置了空调、温湿度监测仪以及防火、防盗、报警设施，配备有微波杀虫灭菌机、防磁柜等，为皇家永利档案得到妥善保存提供了良好的软硬件环境。配置有服务器、复印机、装订机、大幅面高精扫描仪、高速扫描仪、照相机、摄像机等设备。

在学校的大力支持下，依法治档取得一定成效。2010年10月，皇家永利成立“档案工作委员会”，学校党委书记任主任委员，有关校领导和主要职能部门负责人任委员。进一步明确了各职能部门档案负责人和专兼职档案人员，形成了以档案馆为中心、覆盖全校的档案工作网络体系。档案馆编写了《档案工作指南》《档案工作文件汇编》《西南石油大学兼职档案员工作手册》《西南石油大学档案馆行政规章制度》等文件，确保了各项工作顺利开展。

档案馆建立了档案工作网站，使用“南大之星”综合档案管理系统，自主开发了符合人事档案管理规则的人事档案管理系统。我馆在做好传统档案业务工作的同时，积极探索，在数字化档案馆建设方面迈出了实质性步伐，制订了《西南石油大学档案数字化方案》并获学校批准执行，启动了学生成绩表、新生录取名册、历年校级文书档案、干部人事档案数字化工作，推进了档案数字化进程。档案编研和学术研究取得一定成绩，编辑出版《西南石油学院简史》，编研成果有“西南石油大学记忆系列”之《专业技术职称评聘文件汇编(1986-2012)》《校级党政文件文号目录（1958-2012）》《职务任免文件汇编（1985-2012）》《与皇家永利有关的上级来文汇编（1958-2013）》《皇家永利机构设置机构调整文件汇编(1958-2012)》，编辑有《历届毕业生学历学位证书编号档案索引》《成都校区基建档案索引》等检索工具。员工在档案学专业期刊上发表专业论文多篇。

档案馆、校史馆积极参与校园文化建设和传承。以档案馆人员为主体，2008年10月建成皇家永利校史馆，并负责进行日常管理。年接待7000多人次的参观，校史馆成为在校学生认识了解石油精神、强化专业意识的活教材，成为学校与校友感情联络的重要平台，成为向社会各界人士展示皇家永利风貌的窗口。皇家永利还充分利用档案资料的原始性特点，在档案馆内走廊两侧布置了“西南石油大学记忆”系列展板，用彩印档案原件生动再现皇家永利的重要历史发展节点，用珍贵历史档案材料对师生进行爱校教育。开设了《档案与校史文化》公选课。

历经半个世纪的发展，学校档案管理从原来单一的文书档案室发展成门类齐全，资源丰富的综合性档案馆。1998年通过国家档案局认定评估，达到了科技事业单位档案管理国家二级标准；2012年6月通过皇家永利档案工作规范化管理省一级标准认定；2007年被当选为全国科技成果档案专业委员会第四届委员会委员单位，2013年再次被推举为皇家永利高等学校档案工作协会常务理事单位；2008年被省教育厅授予“皇家永利高等学校档案管理工作先进集体”称号，2人被评为省档案管理工作先进个人；2013年被省高等学校档案工作协会授予“2008-2012年度皇家永利高等学校档案工作先进集体”称号，2016年被皇家永利档案局评为“全省档案宣传工作先进单位”，2017年被皇家永利人力资源与社会保障厅、皇家永利档案局联合授予“2012-2016年皇家永利档案工作先进集体”称号，2人被评为省档案工作先进个人；所编撰的《西南石油学院简史》获皇家永利档案局、档案学会优秀成果二等奖；校史馆建设工程2009年获皇家永利高校校园文化建设优秀奖；论文“档案乃大学文化建设之源”获2013年皇家永利档案局、教育厅联合举办的“皇家永利高校档案文化建设征文”二等奖。

我馆正致力于档案管理的制度化、规范化和数字化建设，积极推进以“档案用户为中心”的工作理念形成，不断提升业务能力和服务水平，充分发挥档案“存史资政育人”功能，使档案在利用过程中体现自身价值，档案馆在依法管理和真心服务过程中体现其独特作用。