西南石油大学文件

校设字［2007］18号

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西南石油大学仪器设备档案管理实施细则

第一章         总  则

   第一条  为搞好仪器设备档案管理工作，根据学校档案管理有关规定和要求，结合仪器设备档案材料特点，特制定本管理实施细则。 

   第二条  设备档案管理是高校仪器设备管理的重要基础工作，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。 

   第三条  为确保档案资料系统、完整和准确，设备档案工作应采取先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的教学科研服务。 

第二章        仪器设备档案归档范围

   第四条  凡能反映仪器设备管理工作，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件、材料、图表、工作计划、总结、会议记录等文件材料及其它各种载体形式（包括照片、光盘、磁盘、录像带等）的记录材料，均属归档范围。主要包括仪器设备管理部门、使用部门在设备购置和管理工作中形成的文件材料与各种国产和国外引进的精密、贵重仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件及在采购、验收、使用、维修和改造工作中所产生的文件材料。 

   第五条  仪器设备档案类目名称及保管期限： 

仪器设备档案类目名称及保管期限一览表

以上类目中没有包括到的有关文件、文字材料，若符合档案归档范围，或经界定对学校当前和长远具有查考、利用价值、参考价值或凭证作用的，也应归入档案保存。

第三章  档案的收集、立卷和管理 

   第六条  学校仪器设备档案材料，分别由设备与实验室管理处（以下简称设备处）各岗位人员收集积累、汇总、整理有序，交档案管理员立卷、管理。 

第七条        仪器设备采购、验收、安装调试、索赔过程中形成的管理性文件和

技术文件，也应由设备处相应岗位收集、提交。

   第八条价值十万元以上的大型精密仪器设备，由设备处负责回收技术资料和装箱资料。凡短缺档案材料的，应暂缓结算，由厂家补齐资料后，方可办理相应手续。 

   第九条  凡归档仪器设备文件材料必须准确、真实且必须是原件，档案应力求文件材料的完整齐全，要求文件材料质地优良、书写工整、字迹清晰，文字材料必须用钢笔书写或打印，分类清楚，卷内文件应排列有序。归档文件材料纸张幅面应符合档案管理规范要求。 

   第十条  根据文件材料的形成规律以及文字材料的内容、价值、数量和载体形式的实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于查找组卷的原则下，将每一工作项目下的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。案卷质量要求可按学校档案有关规定执行。 

第四章  档案的验收 

   第十一条  档案移交目录，内容包括文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式两份，将移交目录连同案卷交与档案管理人员。 

第五章  其  它 

第十二条 本细则中仪器设备档案应是齐全、完整、系统和符合立档要求与质量标准的文件材料。

第十三条  本细则自发布之日起实行，解释权属设备处。 

                                     设备与实验室管理处 

                                 二00七年十二月   

主题词：仪器设备档案管理  细则

       (责任编辑：王申申)